INTERCAMBIA – EUROPAERESTU.eu Europa Eres Tú
Movilidad por motivos de aprendizaje
Acción clave I
Un intercambio ofrece a grupos de jóvenes, procedentes de diferentes países, la posibilidad de encontrarse y de conocer mejor sus culturas respectivas. Los grupos planifican juntos el intercambio en torno a un tema de interés mutuo.
Durante el intercambio juvenil, los participantes llevan a cabo conjuntamente un programa de trabajo (combinación de talleres, ejercicios, debates, simulaciones, actividades al aire libre, etc.) diseñados y preparados por ellos antes del intercambio.
Presentación dinámica sobre los Intercambios Juveniles que hemos elaborado con la súper ayuda de los Súper Voluntarios Europeos Giannis, Emilie, Martina, Mahmoud, Johanna y Jovana:
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- ANTES
- DURANTE
- DESPUÉS
¿Cómo presentar el proyecto?
Este paso se inicia cuando decides presentar un proyecto en el ámbito de la juventud del programa Erasmus+.
La información que encontrarás a continuación te será de gran utilidad para aclarar tus dudas iniciales, pero no olvides consultar la GUÍA DEL PROGRAMA 2016 para obtener toda la información necesaria.
¿Qué es y qué no es un intercambio?
Un intercambio ofrece a grupos de jóvenes, procedentes de diferentes países, la posibilidad de encontrarse y de conocer mejor sus culturas respectivas. Los grupos planifican juntos el intercambio en torno a un tema de interés mutuo.
Un proyecto de intercambio juvenil comprenderá las siguientes etapas:
- Preparación: incluir las disposiciones prácticas, la selección de los participantes, la puesta en marcha de los acuerdos con los socios y los jóvenes, la preparación intercultural/lingüística relacionada con las tareas de los asistentes antes de la salida.
- Realización de las actividades de movilidad.
- Seguimiento:incluyendo la evaluación de las actividades, el reconocimiento formal (si es aplicable), del aprendizaje de los voluntarios durante la actividad, así como la difusión y uso de los resultados de los proyectos.
Durante el intercambio juvenil, los participantes llevan a cabo conjuntamente un programa de trabajo (combinación de talleres, ejercicios, debates, simulaciones, actividades al aire libre, etc.) diseñados y preparados por ellos antes del intercambio.
No se consideran intercambios las siguientes actividades:
- Viajes de estudios académicos.
- Actividades de intercambio que deriven en beneficio económico.
- Actividades de intercambio que puedan ser considerados turismo.
- Viajes de vacaciones.
- Giras de espectáculos.
¡Consulta la guía del programa 2016 !
¿Quién puede participar?
Hay que distinguir entre:
- Organizaciones participantes– un intercambio juvenil está basado en una asociación transnacional entre dos o más organizaciones de distintos países. Pueden ser:
- Una organización sin ánimo de lucro, asociaciones, organizaciones no gubernamentales.
- Una entidad activa a nivel europeo en el ámbito de la juventud.
- Una empresa social.
- Un organismo público.
- Un grupo de jóvenes no asociado (en este caso, uno de los jóvenes del grupo asume el papel de representante y la responsabilidad en nombre del grupo).
- Una agrupación europea de Cooperación Territorial.
- Una empresa con Responsabilidad Social Corporativa.
- Participantes
- Jovenes de edades comprendidas entre 13 y 30 años, residentes en los países involucrados en el proyecto.
- Un intercambio juvenil debe tener un mínimo de 16 y un máximo de 60 participantes (sin incluir al/los lider/es del grupo).
- Un mínimo de 4 participantes por grupo (líder/es no incluidos).
- Todos los grupos nacionales deben tener por lo menos un/a líder de grupo.
¿Cuánto dura y dónde se realiza?
Es muy importante distinguir entre:
- La duración del proyecto: se refiere a las fechas de comienzo y finalización del proyecto, de manera que todos los costes derivados del mismo deben producirse dentro de este período, que incluye la preparación y la evaluación final. La duración oscila entre un mínimo de 3 meses y un máximo de 24 meses.
- La duración de la actividad:se refiere a las fechas en las que se produce la actividad y deben estar incluidas dentro de las fechas del proyecto. En el caso de intercambios juveniles, de 5 a 21 días, excluido el tiempo de viaje.
La actividad tiene que llevarse a cabo en el país de alguno de las organizaciones participantes.
En el caso de que el intercambio se realice con países vecinos asociados de la UE, la actividad debe realizarse en el país de alguno de las organizaciones participantes (como excepción, la actividad no puede celebrarse en un país asociado mediterráneo).
¿Dónde encontrar socios?
OTLAS es una herramienta online para organizaciones en el ámbito de la juventud. En ella pueden registrar sus datos de contacto y ámbitos de interés, así como sus peticiones de socios/interlocutores para ideas de proyectos.
Grupos de Facebook:
¿Cuándo y cómo presentar la solicitud?
Antes de rellenar una solicitud, todas las organizaciones que deseen participar en Erasmus+ deberán:
- Registrar su organizaciónen el Servicio de Autentificación de la Comisión Europea (ECAS), si no se habían registrado previamente. Para orientar a las organizaciones en este proceso, hemos creado este breve Manual con instrucciones para registrarse en ECAS. También se puede consultar el Manual en inglés publicado por la Comisión Europea.
- Iniciar sesiónen el Portal del Participante con los datos obtenidos en la cuenta ECAS y registrar la organización en el Sistema de Registro Único (URF, por sus siglas en inglés), a través del que se obtendrá un Código de Identificación del Participante (PIC, por sus siglas en inglés). Las organizaciones pueden consultar estas breves Instrucciones para registrarse en el Portal del Participante o consultar el Manual de Usuario publicado por la Comisión Europea.
Una vez completado el registro en el Portal del Participante, la organización obtendrá el Código de Identificación del Participante (PIC), de nueve dígitos. Se trata de un identificador único que permitirá a las organizaciones presentar un formulario de solicitud de una subvención y que, además, servirá de referencia para la Agencia Nacional o Ejecutiva en sus comunicaciones con el solicitante / beneficiario.
Cuando se registren, las organizaciones deberán adjuntar la siguiente documentación:
- El formulario de entidad legal, que se puede descargar en esteenlace de la Comisión Europea.
- La ficha de identificación financiera. Las organizaciones deberán rellenar la ficha correspondiente al país en el que se encuentra ubicado el banco, aunque la organización esté oficialmente registrada en otro país. Este formulario se puede descargar en esteenlace de la Comisión Europea.
Además, las organizaciones que soliciten una subvención superior a 60.000 euros, tendrán que añadir una documentación específica, a través del Portal del Participante, para demostrar su capacidad financiera,siempre y cuando no sean organismos públicos u organizaciones internacionales:
- Para acciones gestionadas por las Agencias Nacionales: el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias del último año financiero que tenga la contabilidad cerrada.
- Para acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva: el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de los dos últimos años financieros que tengan la contabilidad cerrada.
- Para entidades que no pueden aportar los documentos antes mencionados, ya que son de nueva creación, una declaración financiera o de seguros indicando los riesgos profesionales del solicitante.
Las organizaciones deben proporcionar la documentación sobre su capacidad financiera en el Portal del Participante en el momento en que se registren o, como muy tarde, antes de presentar la solicitud para una subvención del programa Erasmus+.
Todas las solicitudes son on-line. Pueden descargarse en esta web, en Documentación, Guías y Formularios Erasmus+.
Consulta las fechas para presentar una solicitud en la Presentación del Programa
¿Qué obligaciones contractuales adquiero?
- Firma del convenio de subvención o documento de compromiso.Una vez que el proyecto ha sido aprobado, la Agencia Nacional notifica a los beneficiarios de las ayudas el importe concedido y les remite un documento que ha de ser firmado por el beneficiario y devuelto inmediatamente al Instituto de la Juventud de España, que será el último en firmar. La firma de este documento implica la aceptación de las condiciones generales de la subvención.
- Solicitud de autorización para cualquier modificación del proyecto. Una vez concedida la subvención, la entidad beneficiaria deberá comunicar por escrito al Instituto de la Juventud de España cualquier modificación que prevea en el proyecto, para obtener su autorización. Realizar el proyecto en unas condiciones diferentes a las aprobadas sin dicha comunicación y autorización, podría implicar una reducción en la subvención concedida.
- Cumplimiento de las normas de publicidad. Los beneficiarios de los proyectos deben reconocer claramente el apoyo de la Unión Europea en todas las comunicaciones, publicaciones o material gráfico, cualquiera que sea el medio, incluido Internet, e incluso, en las actividades. Si no se cumplen estrictamente estas disposiciones, es posible que se reduzca la subvención del beneficiario. En el apartado difusión y explotación de resultados se aclaran los requisitos de visibilidad del proyecto.
¡Consulta la parte C de la guía del programa!
¿Cuáles son las formas de pago de la subvención?
La subvención concedida se entregará en dos plazos:
- Un plazo de prefinanciación: 80% de la ayuda concedida en un plazo de 30 días siguientes a la fecha en que la última parte haya firmado el convenio de subvención y, si procede, se hayan recibido las garantías necesarias.
- Último pago o devolución del saldo del balance: el 20% restante se otorgará l beneficiario en un plazo de 60 días siguientes a la entrega del informe final por parte del beneficiario. El informe final debe detallar todo lo realizado en el proyecto para, a tenor de la justificación económica, determinar el importe del pago final de la subvención.
¿Tengo seguro? Los jóvenes participantes implicados directamente en el proyecto deberán asegurarse ante cualquier riesgo derivado de su participación en dicho proyecto. El capítulo de juventud del programa Erasmus+, no define un modelo único de seguro ni tampoco recomienda una compañía de seguros en particular. Las organizaciones participantes tienen la libertad de buscar un seguro acorde con los modelos disponibles a nivel nacional y que mejor se adapte al tipo de proyecto. En cualquier caso, los siguientes conceptos deberán estar cubiertos: Si en el proyecto participan jóvenes menores de 18 años, las organizaciones participantes deberán solicitar una autorización al padre, madre, tutor/a del menor. ¿Puedo recibir asesoramiento desde la Agencia? La Agencia Nacional presta asesoramiento a las personas o grupos beneficiarios que lo necesiten, mediante correo electrónico, teléfono o reuniones presenciales. Asimismo, la Agencia Nacional realiza visitas aleatorias de asesoramiento a determinadas entidades, con los siguientes objetivos: ¿Puede ser mi proyecto inspeccionado por la Agencia? La Agencia Nacional realiza inspecciones a proyectos seleccionados de manera aleatoria que se llevan a cabo durante la realización de la actividad. Estas inspecciones tienen el objetivo de garantizar que la actividad propiamente dicha cumple con la solicitud de subvención, el convenio de subvención y el resto de normativa aplicable, así como comprobar los gastos imputados a la subvención, y su relación con las actividades y contenidos de los programas.
Realización del informe final
Una vez finalizado el proyecto, el beneficiario debe remitir a la Agencia Nacional un informe final en el plazo detallado en el convenio de subvención o documento de compromiso.El informe final debe detallar todo lo realizado en el proyecto, para, a tenor de la justificación económica, determinar el importe del pago final de la subvención.
Las normas de financiación y la justificación obligatoria figuran en la guía del Programa.
Difusión y explotación de los resultados del proyecto
La difusión y explotación de resultados se refiere al uso y aplicación práctica de los resultados de un proyecto. Compartir los resultados, las lecciones aprendidas y las conclusiones, permite a una comunidad más amplia beneficiarse de un proyecto que ha recibido financiación de la UE, promoviendo los objetivos de Erasmus+.
Es importante la difusión y explotación de resultados durante todo el ciclo de vida del proyecto: desde la idea inicial del beneficiario, durante el proyecto, e incluso, después de concluir la financiación por parte de la Unión Europea.
Con el fin de llegar al mayor número de personas posibles, es aconsejable realizar la difusión y explotación de resultados en tantos idiomas como sea posible.
Existen diferentes maneras de difundir y explotar los resultados, como por ejemplo:
- La nueva plataforma de difusión de la UE.
- Internet y redes sociales.
- Sesiones informativas, talleres, conferencias, seminarios, cursos de formación, etc.
- Difusión de material impreso como, por ejemplo, artículos y reportajes en prensa especializada, notas de prensa, folletos, etc.
- Difusión de material audiovisual en radio, televisión, YouTube, Flickr, etc.
Los beneficiarios están obligados a cumplir las normas de visibilidad del programa Erasmus+:
Logo del programa
- Debe ser utilizado en cualquier tipo de publicación producida con el apoyo del programa Erasmus+.
- Debe usarse el logo oficial y la identidad gráfica relacionada con el Programa Erasmus+.
- Para más información consultar lapolítica de logos de la Comisión Europea.
Mención por escrito
- Los beneficiarios tienen la obligación de reconocer públicamente el apoyo recibido de la UE.
- Lo habitual es utilizar “Co-financiado por la Unión Europea” junto al emblema de la UE.
- Para más información consultar elmanual.
Obtención del certificado Youthpass
Youthpass es un instrumento de validación y reconocimiento que permite a los participantes del programaErasmus+ en el ámbito de la juventud, recibir un certificado que describe y valida su experiencia de aprendizaje no formal.
A través del certificado Youthpass, la Comisión Europea garantiza que la experiencia de aprendizaje adquirida a través del programa sea reconocida como una experiencia educativa y un periodo de aprendizaje no formal.
El certificado Youthpass describe lo que los participantes han hecho en su proyecto y las competencias que han adquirido.
Realización de auditorias y seguimiento
La Comisión Europea, la Agencia Nacional, el Tribunal de Cuentas de la Unión Europea y/o una entidad encargada por éstas instituciones, puede comprobar el uso que se ha hecho de una subvención durante un periodo de cinco años a contar desde el último pago realizado por la Agencia Nacional (tres años en el caso de subvenciones que no excedan de 60.000 euros). Por tanto, los beneficiarios deberán conservar todos los documentos relativos a la concesión durante este periodo.